Kostenloser Praxisleitfaden · Ausgabe Juli 2026

Der KI-Praxisleitfaden für den Mittelstand

Vom ersten Prompt zum digitalen Mitarbeiter – in 30 Tagen. 15 erprobte Vorlagen, mit denen Betriebe wie Ihrer 8 bis 15 Stunden Büroarbeit pro Woche einsparen. Ehrlich gerechnet, mit echten Fällen statt Hochglanz-Versprechen.

70 Seiten Praxis 15 erprobte Vorlagen 30 Tage Arbeitsbuch Ertragsrechner
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PDF per E-Mail · dauerhaft kostenlos · kein Haken
Der KI-Praxisleitfaden für den Mittelstand als Buch-Mockup

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Dienstagabend, kurz nach neun: drei Angebote, ein Stapel Rechnungen und eine E-Mail von der Berufsgenossenschaft, die Sie dreimal lesen müssen. Das Problem ist messbar:

32 Std.
pro Monat für gesetzliche Pflichten
KfW Research, 2025 (rund 10.000 Mittelständler)
85 %
der Geschäftsführer nennen Bürokratie als größtes Problem
GIM-Fokusstudie „KMU Challenges“, 2024
8–15 Std.
pro Woche holen die 15 Vorlagen zurück, konservativ gerechnet
Erfahrungswerte, Quellen im Leitfaden

Was Sie bekommen

Kein Technik-Buch und kein KI-Wunderversprechen, sondern ein Werkzeugkasten mit Anleitung. Komplett kostenlos.

Teil A

Der Leitfaden (70 Seiten)

KI in Chef-Sprache, die ehrliche Rechnung, wann sich KI nicht lohnt, Recht & Datenschutz zum Abhaken, Team-Fahrplan und der Weg zum KI-Betriebssystem.

Teil B

Das 30-Tage-Arbeitsbuch

Vier Wochen, zwei Stunden pro Woche: Zeitfresser finden, ersten digitalen Mitarbeiter einrichten, Team mitnehmen, Bilanz ziehen. 15 Aufgabenblätter zum Abhaken.

Teil C

Der Ertragsrechner

Eingesparte Stunden mal Stundensatz, minus Werkzeugkosten, minus Kontrollzeit. Als ausfüllbare Tabelle im PDF und als Online-Rechner.

Die 15 Vorlagen im Überblick

Sortiert nach Aufwand in drei Stufen. Die ersten sieben können Sie noch heute ausprobieren, mit nichts als einem KI-Assistenten für 0–25 € im Monat.

Stufe 1 · SofortNur ein KI-Assistent nötig, heute startbar
01Der Bürokratie-Übersetzer. Behördenpost in Klartext + Antwortentwurf
02Der Angebots-Entwerfer. Stichpunkte werden fertige Angebote
03Der Protokoll-Schreiber. Sprachnotiz wird sauberes Protokoll
04Der Mahnwesen-Texter. Zahlungserinnerungen ohne Überwindung
05Der Bewertungs-Beantworter. Souveräne Antworten, auch auf fiese
06Der Stellenanzeigen-Profi. Anzeige + Bewerber-Telefonfragen
07Der Ausschreibungs-Scanner. LV wird Risiko- und Kalkulations-Check
Stufe 2 · VerbundenKI plus Ihre Systeme, je ein halber Tag Einrichtung
08Der Posteingangs-Sortierer. E-Mails vorsortiert samt Entwürfen
09Der Anfragen-Erstantworter. Antwort in Minuten statt Tagen
10Der Termin-Bestätiger. Weniger geplatzte Termine
11Der Beleg-Vorbereiter. Belege sammeln sich von selbst
12Der Social-Media-Assistent. Aus Baustellenfotos werden Beiträge
Stufe 3 · BetriebssystemKI-Plattform fürs ganze Team
13Das Firmengedächtnis. Firmenwissen fragbar, mit Quelle
14Der Ablauf-Automat. Abläufe ohne „Frau Schmidt im Kopf“
15Der Chef-Assistent. Jeden Morgen 6:30 Uhr der Überblick

Ein Blick hinein

Klare Anleitungen statt Theorie: Jede Vorlage mit Schritt-für-Schritt-Plan, fertigem Prompt, Stolperfallen und Datenschutz-Ampel.

Das Wichtigste auf einen Blick
Das Wichtigste auf einen Blick, bevor Sie loslegen
Beispielseite einer Vorlage
Jede Vorlage: Was sie tut, was sie spart, wie Sie starten
Aufgabenblätter im Arbeitsbuch
15 Aufgabenblätter: Ziel, Schritte, Erfolgskriterium
Der Ertragsrechner
Der Ertragsrechner: rechnen statt raten

Ehrlich statt Hype

Kapitel 3 rechnet Ihnen zuerst vor, wann sich KI nicht lohnt: Eine Studie mit 6.000 Beschäftigten zeigt, dass von 11 gesparten Stunden im Schnitt 6,4 fürs Kontrollieren draufgehen. Genau nach diesem Kriterium sind die 15 Vorlagen ausgewählt: Kontrolle in einer Minute, sonst fliegt die Anwendung raus. Deshalb finden Sie hier auch keine KI-Kalkulation, obwohl sich das viele wünschen würden.

Aus echten Betrieben, nicht aus dem Labor

Die Fälle im Leitfaden stammen aus unserer eigenen Arbeit als IT-Dienstleister. Wo es noch keine belastbaren Zahlen gibt, sagen wir das, statt welche zu erfinden.

Gerüstbau, 10 Mitarbeiter

Eigene Betriebssoftware mit KI-Newsletter: Die Zettel verschwinden, Fotos erreichen das Büro ohne Anruf, Marketing findet erstmals statt. Und was schiefging, steht auch im Buch.

Dachdeckerei

Aus Baustellenfotos werden fertige Instagram-Beiträge samt Video. Aus „dafür haben wir keine Zeit“ wurden 20 Minuten pro Woche.

Wir selbst

Monatsabschluss von einem Abend auf unter eine halbe Stunde. Und zwei Automatisierungen haben wir wieder abgeschaltet, weil die Kontrolle mehr kostete als die Ersparnis. Auch das steht drin.

MF
Markus Freimuth

Gründer von TabLog, dem IT-Dienstleister für kleine und mittlere Betriebe: eigene Betriebssoftware, KI-Automatisierung und Webseiten. Die Abläufe aus diesem Leitfaden laufen bei unseren Kunden und bei uns selbst, jeden Tag.

Häufige Fragen

Ist der Leitfaden wirklich kostenlos?

Ja, vollständig. Wir geben ihn kostenlos ab, weil ein Teil der Leser später Begleitung bei der Umsetzung möchte – und dann an uns denkt. Das ist der ganze „Haken“.

Was passiert mit meiner E-Mail-Adresse?

Sie erhalten den Download-Link und, nur wenn Sie das Häkchen setzen, gelegentlich unsere KI-Praxis-Tipps. Jede E-Mail hat einen Abmelde-Link, Ihre Adresse wird nicht weitergegeben.

Für wen ist der Leitfaden gedacht?

Für Geschäftsführer und Büroteams in kleinen und mittleren Betrieben, vom Handwerk bis zum Dienstleister. Vorkenntnisse brauchen Sie keine.

Brauche ich teure Software?

Nein. Die ersten sieben Vorlagen funktionieren mit einem KI-Assistenten für 0–25 € im Monat. Was spätere Stufen kosten, steht transparent bei jeder Vorlage.

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Tragen Sie sich ein, und Sie bekommen das komplette Paket (Leitfaden, Arbeitsbuch, Ertragsrechner) als PDF per E-Mail. Die ersten gesparten Stunden gibt es innerhalb von 7 Tagen.

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